5 pasos sencillos para empezar con las cartas de Gantt

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5 pasos sencillos para empezar con las cartas de Gantt

Antes de empezar un nuevo proyecto, esto ayuda a tener una hoja de ruta, algún tipo de visión general de todos los pasos necesarios y el orden en que los pasos que ocurren. Eso es esencialmente lo que un Gantt chart es. No importa si el proyecto es personal, como la adición de una cubierta en la parte trasera de su casa o un negocio, como la construcción de un nuevo sitio Web. Usted necesita saber

Cuándo y dónde vas a empezar,

todos los pasos en el camino y cuánto tiempo llevará,

Quién es responsable de cada paso,

el orden en que los pasos que se producen, y

Cuándo se completará el proyecto.

Gráficos de Gantt, llamado así por el ingeniero y consultor de Henry Gantt, que desarrolló y utilizó en la década de 1910, son una visualización de un proyecto de principio a fin. Son un tipo de herramienta de productividad muy común, y son una parte clave de muchos servicios de gestión de proyectos. De hecho, el excelente servicio de TeamGantt incluso toma su nombre de las cartas. En este artículo explico qué son, qué hacen y cómo las personas utilizan, gráficos Gantt y proporcionan cinco pasos para comenzar con ellos.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

“Un diagrama de Gantt es una visualización de los pasos que toma para que su proyecto a realizar,” explicó Kayvon Ghaffari, conducen a programa en LiquidPlanner, cuando recientemente le pregunté a compartir información sobre Introducción a los gráficos de Gantt. LiquidPlanner es una Editors Choice-ganadora del proyecto gestión y trabajo colaboración app que destaca gráficos Gantt.

Ghaffari me recordó que un proyecto es diferente de otros tipos de trabajo. “Un proyecto es un sistema de trabajo que tiene un principio y un final, y el cumplimiento de la creación de este proyecto es un conjunto de tareas,” él dijo. Gráficos Gantt trabajan por proyectos específicamente, no para los trabajos en curso. Está ayudando a que llegar desde el principio hasta el final, por lo que es importante que haya un final.

5 pasos sencillos para empezar con las cartas de Gantt Cartas de Gantt se leen de izquierda a derecha, arriba abajo. (Vea la imagen de TeamGantt). El eje x es el momento. La carta comienza cuando el proyecto inicia y termina cuando se entrega el proyecto. A lo largo del eje y es las tareas, aunque están simplemente en una lista. Su ubicación exacta en el eje y es irrelevante, aunque tienden a caer en orden cronológico.

“Una tarea tiene tres componentes: lo que es, cuánto tiempo va a tomar y quién va a hacerlo,” dijo Ghaffari. En un diagrama de Gantt, cada tarea se representa con una barra. La longitud de la barra muestra cuánto tiempo tomará la tarea. Barras de tareas a menudo son color coordinado, indicando qué persona o departamento es responsable de obtener el trabajo hecho. En cuanto a “qué”, nombre de la tarea generalmente aparece en la barra o se hace visible al hacer clic en él.

Además de mostrar todas las tareas de un proyecto y cuánto tiempo llevará, gráficas de Gantt muestran la secuencia y la dependencia. En otras palabras, muestran el orden en que las tareas que deba suceder, y si una cosa debe ocurrir antes de otro. ¿Por qué es tan importante?

¿Qué hacen los gráficos de Gantt?

“Gráficos de Gantt hacen visualmente claro que usted no puede hacer todo al mismo tiempo,” dijo Chris Savoie, coordinó ‘s directa de la estrategia de producto. Utilizó el ejemplo de la construcción de una casa del árbol. Usted puede comprar los clavos y la madera al mismo tiempo, pero usted debe cortar la madera antes de que se clavo en el árbol.

Gráficos Gantt muestran las dependencias entre tareas, generalmente con algo así como una línea que conecta.

5 pasos sencillos para empezar con las cartas de Gantt Antes de unirse a coordinó (que, como LiquidPlanner, es una herramienta de trabajo colaboración y gestión de proyectos), Saboya trabajó en algunos proyectos de alta complejidad con Alianza Unida del espacio junto con los Johnson Space Center de la NASA. Mencionó que si bien la secuencia y las dependencias son importantes para proyectos incluso simples, como construir una casa de árbol, son fundamentales para proyectos masivos, años de duración, como la construcción de la estación espacial internacional.

Otra cosa que hacen cartas Gantt es organizaciones de ayuda o lleva proyecto gestiona los recursos. “Existe una tarea no significa hay una persona que es libre de hacerlo,” dijo Ghaffari.

Con un diagrama de Gantt, se puede ver fácilmente cuando personas o departamentos están programados para trabajar en tareas versus cuando son gratis. “Necesita ser capaz de tener en cuenta horarios y cuántas horas son en el día de la gente”, añadió. Gráficos de Gantt crear una forma eficaz de ver tiempo, tareas y recursos.

Para empezar con las cartas de Gantt

Una vez que tenga un alto nivel conocimiento de lo que Gantt charts son y por qué son útiles, que puede empezar a hacer para sus propios proyectos. Estos cinco pasos le ayudarán a empezar.

1. elegir una plantilla o crear uno desde cero
Generalmente, cuando se inicia un nuevo diagrama de Gantt, usted tiene la opción de utilizar una plantilla o a partir de cero. Plantillas podrían provenir de una fuente externa, en el caso de los software de gestión de proyectos, o pueden venir de un pasado proyecto.

Uno de los beneficios de usar su propio trabajo anterior para crear una plantilla es que a menudo se puede aprender mucho de lo que sucedió en el pasado. La plantilla le dará información sobre no sólo las tareas y secuenciación, sino también si cualquier tarea tardó más de lo esperado.

2. Marque sus hitos
La mayoría del software para la creación de gráficos Gantt incluye la posibilidad de añadir hitos. Un hito es un marcador que indica que una fase de un proyecto se ha completado. Por ejemplo, en la construcción de un sitio web, bloquear los wireframes es un hito típico.

Al construir un diagrama de Gantt desde cero, a menudo es útil trazar todos los hitos antes de agregar las tareas. Listado todos los hitos ayuda a descomponer el proyecto en partes más pequeñas, y las piezas más pequeñas son más fáciles de conceptualizar a la vez que todo el proyecto.

3. agregar tareas, secuencia de eventos y crear dependencias
El siguiente paso es añadir tareas, eventos de la secuencia y crear dependencias. Al agregar tareas, asegúrese de mirar informes históricos o hablar con la gente que completa las tareas para obtener estimaciones precisas de cuánto debe tomar.

Al secuenciar eventos, tenga en cuenta que es posible que múltiples tareas a realizar al mismo tiempo, pero no por la misma persona. En una estructura de sitio web, una persona puede trabajar en wireframes mientras otra persona recoge el contenido de la muestra del prototipo. Pero el diseñador de la estructura metálica también puede crear placas de estado de ánimo al mismo tiempo.

Añadir dependencias sólo después de que has listado todas las tareas y ponerlos en el orden correcto y tener cuidado con ellos. “Lo que realmente puede desordenar es si vas a mitad de camino en el diagrama de Gantt y ver que dicen, tarea 12 ya no depende de la tarea 5,”, dijo Saboya. Añadió que los principiantes deben ser extremadamente cuidadosos para no eliminar dependencias a menos que están seguros de que es correcto hacerlo, porque les volviendo es muy difícil si crea una larga cadena de eventos.

4. vigilar los recursos
“Las tareas deben ser en el orden correcto, y entonces usted necesita para controlar quien está disponible para completar las tareas,” Ghaffari, explicó. Como se mencionó anteriormente, sólo porque hay una tarea no significa que hay alguien libre de hacerlo.

Ghaffari señaló que software de diagrama de Gantt de la empresa no permite exceso, significado que liquidplanner no deja asignar a alguien para una tarea si esa persona ya está asignada a una tarea diferente a la vez.

Gráficos de Gantt le ayudan a que ver no sólo si un recurso es exceso de reservas, pero las consecuencias en el resto de la programación del proyecto cuando se corrige.

5. colaborar
“Es muy importante que la gente entienda que el gráfico de Gantt no es magia,” dijo Ghaffari. “Sólo porque usted ha planeado algo, no significa que tiene algo que ver con la realidad”.

La forma para asegurarse de que el diagrama de Gantt está en sintonía con la realidad es a través de la colaboración. A menudo, software de diagrama de Gantt es parte de un paquete más amplio proyecto gestión o lugar de trabajo colaboración. Todo el mundo en un equipo debe tener la capacidad para ver la tabla, si no al menos actualizar tareas y otra información que se alimenta en ella. De esta manera, si un cesionario termina una tarea temprano y ella tiene el poder de actualizar su progreso para marcar la tarea completa y corregir el tiempo estimado, y haciendo ella puede ayudar a otros cesionarios para obtener sus tareas temprano, hacer demasiado. O ella podría también la bandera a sí misma como un recurso disponible para ayudar con alguna otra tarea hasta que su próxima misión prevista.

¿Ghaffari resume el poder de la colaboración de esta manera: “si es el diagrama de Gantt en el vacío, quien sabe si es preciso? Si es colaborativo, entonces hay cheques construidos en, y es más probable que reflejan la realidad. Es donde brilla el valor de la tabla de Gantt”.

No confíe demasiado en los gráficos de Gantt

Ghaffari y Saboya me dijeron que usan gráficos de Gantt para la planificación y hacer el check in en un proyecto, pero no les gusta gestionar día a día trabajo en él. “Es un plan, no un cronograma de ejecución,” por lo general, dijo Saboya.

Savoie señaló también que un principiante podría no darse cuenta de que la gente raramente, si siempre, en todo diagrama de Gantt a la vez porque son típicamente grandes. “Necesitas un cartel para imprimir”, dijo.

Según Ghaffari, “construir el gráfico de Gantt no es la meta final. Es una visualización del plan de tareas y secuenciación. El gráfico de Gantt ayuda entender cómo el plan va a funcionar.”

Si usted está interesado en cartas Gantt, estás probablemente también interesado en gestión de proyectos en general. Para algunos consejos de excelente complemento para mantener su proyecto en pista, revisa mi 4 consejos para conseguir comenzó con gestión de proyectos y también mis consejos sobre cómo mejorar la comunicación para una mejor gestión de proyecto.

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