5 herramientas que necesita para finalmente ir sin papel

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5 herramientas que necesita para finalmente ir sin papel

Va sin papeles no tiene por qué ser difícil, especialmente si usted sabe qué herramientas le ayudará a hacerlo. Si eres un primero temporizador o he intentado renunciar a papel antes y no atenerse, hay al menos cinco herramientas que son esenciales para lo que es trabajar.

5 herramientas que necesita para finalmente ir sin papel Pensar en las razones todavía puede usar papel. Quizás usted tenga su lista de tareas en un cuaderno de papel. O tal vez su papel pintura se trata de documentos que requieran su firma. En términos generales, existen cinco tipos de herramientas y servicios que son esenciales para dar para arriba papel. Ellos son:

servicios de sincronización de archivos,

herramientas de firma electrónica,

Análisis de aplicaciones,

aplicaciones de tareas, y

servicios de entrega de documentos.

Aquí está una descripción de por qué cada una de esas herramientas es necesaria, así como algunas recomendaciones para productos específicos que puede utilizar.

1. archivo-sincronización de servicios

Un servicio de sincronización de archivos hace documentos disponibles para usted no importa qué dispositivo tienes en la mano. Algunos de los mejores servicios de sincronización de archivo también tienen opciones de entrega de documento (el último punto de viñeta de arriba), y llegaré a eso en un momento.

Aquí es un ejemplo de cómo un servicio de sincronización de archivo resulta útil cuando se va sin papeles. Estuve en el aeropuerto recientemente aplicar para el programa de entrada Global nos y mi entrevistador me pidió una prueba de documento de la dirección de correo. No es de mi licencia de conducir, y no tengo ningún mail conmigo para mostrarle. Entonces recordé que había escaneado y guardado un documento de bienes raíces de mis impuestos que habían sido enviadas a me en la dirección que necesitaba. Saqué ese documento en mi teléfono, y el entrevistador estaba satisfecho.

Es muy agradable sobre los programas de sincronización de archivos que muchos de ellos permiten guardar offline copias de documentos a sus dispositivos. Si hubiera sabido de antemano qué documentos que necesitaba, yo podría haber sido mucho cuidado primero guardar una copia de ellos sin conexión así que aunque mi teléfono no tenía ningún acceso a los datos, yo habría sido capaz de mostrarlos.

Tres ejemplos de servicios de sincronización de archivo son Dropbox, Google Drive y IDrive.

2. firma electrónica herramientas

Cuando usted tiene una versión digital de un documento como un PDF que alguien por correo electrónico a usted o que descargaste, no tienes que imprimirlo para firmarlo. Usted puede firmarla digitalmente. Para firmar digitalmente documentos, generalmente tienes que crear una firma en primer lugar, que es a menudo la parte más difícil ya que la caligrafía de la gente es pobre con un ratón, un dedo en una pantalla táctil e incluso a veces con una aguja. Con algunas herramientas de firma electrónica, hay una opción para usar lápiz y papel para crear tu firma y luego una foto de ella para subir. Una vez creada su firma, sin embargo, puede reutilizar el mismo una y otra vez, o guardar variantes a utilizar.

5 herramientas que necesita para finalmente ir sin papel Algunos ejemplos de software que incluyen herramientas de firma electrónica son Adobe Reader, Adobe Acrobat, Hightail y escuchar (mostrado arriba).

Tenga en cuenta que algunos documentos pueden estar protegidos de permitir que las firmas electrónicas. Deberá imprimir y firmarlos. Generalmente las personas protegen documentos cuando quieren una copia impresa con firma vivo enviada a ellos. Pero siempre puede guardar su propia copia en una versión sin papeles mientras escanear las páginas y guardarlas usando un confiable análisis aprox… que me lleva a la siguiente herramienta.

3. aplicaciones de la exploración

Aplicaciones de digitalización son típicamente aplicaciones que convierten a la cámara del teléfono en un escáner. Los mejores tienen el poder para detectar automáticamente cuando usted está analizando páginas de un documento versus tarjetas de visita frente a imágenes. Incluyen herramientas de cultivo. Guardar múltiples páginas de un archivo cuando sea necesario. Y cuando detectan el texto, guarda automáticamente la versión escaneada de una manera que hace más legible el texto.

5 herramientas que necesita para finalmente ir sin papel Mi favorito aplicación exploración es Evernote escaneable (mostrado a la derecha). También he tenido buenas experiencias con Microsoft OneNote, que es técnicamente una aplicación para tomar notas y sincronización, pero tiene funcionalidad, la exploración también.

4. tareas aplicaciones

Besar tu adiós de lista de tareas pendientes de papel. Utilizando una aplicación de tareas digitales es mucho más eficiente. Con una lista de papel, le pegan con cruz salidas, fácilmente no puede reorganizar elementos para demostrar la prioridad, y ciertamente no puede asignar una tarea a alguien y saber cuándo él o ella ha terminado lo. Pero todos estos beneficios y más con una lista de tareas digitales.

Tareas digitales listas de sincronización a través de todos los dispositivos que usas. Pueden ser compartidos entre algunas personas. Tienen herramientas para ayudar a organizar tus tareas, que significa mejor puede administrar su tiempo y planear su día. Cuando se utiliza una aplicación de tareas en tu teléfono, puedes obtener recordatorios y alertas basados en tiempo o el lugar de la escritura, por ejemplo, “me recuerdan a sacar el pollo del congelador cuando llego a casa.”

5 herramientas que necesita para finalmente ir sin papel Algunas de las listas de mis tareas favoritas son Any.do críticas (mostrado arriba) y Wunderlist. Mientras que todas estas aplicaciones tienen una versión gratuita, también tienen un nivel de prima pagada. Necesita pagar para obtener todos los beneficios que usted quiere, pero las versiones gratuitas son absolutamente aún mejores que una lista de tareas de papel.

5. documento de entrega de servicios

Mencioné que programas de sincronización de archivos a veces tienen opciones de entrega de documento, también, y quiero volver a esa idea. Mientras que muchas personas sin papeles entregan documentos como adjuntos de correo electrónico, no siempre es la mejor manera de hacerlo. Al enviar archivos por correo electrónico, rara vez tienen la oportunidad de saber cuando o si el destinatario obtuvieron. También se puede encontrar que algunos archivos son demasiado grandes para el correo electrónico, o que su programa de correo electrónico automáticamente rebaja la calidad de la original (puede suceder cuando usted enviar fotos directamente desde tu teléfono, por ejemplo).

Muchos servicios de sincronización de archivos y otros programas de almacenamiento de nube darán una mucho mejor manera de compartir archivos. Por lo general, pones los archivos que desea compartir en una carpeta en tu programa de sincronización y haga clic para obtener un enlace que puede compartir. De ese vínculo, el destinatario puede descargar los archivos. Dependiendo de que servicio tienes, y si es gratis o versión de pago, tienes la opción de ver cuando la persona que descarga el archivo o incluso poner una fecha de caducidad en el acceso. Dropbox y Hightail, dos servicios que ya he mencionado, tienen muchas de estas opciones.

Si usted está tratando de ser sin papel y alguien exige un fax, ¿cómo brindan los documentos entonces? Afortunadamente, hay servicios de fax en línea que pueden manejar ese caso específico. MyFax es una buena opción. Es la aplicación que ganó PCMag Editors’ Choice para el e-fax. (MyFax es propiedad de J2 Global, la empresa matriz de editor de PCMag, Ziff Davis).

Esperamos, comienzo hoy

Un final Consejo sobre ir sin papel es empezar hoy y mira hacia adelante que hacia atrás. Lo que quiero decir con esto es no enganchada en la digitalización de cualquier cartera de papel tiene. En su lugar, adoptar algunas aplicaciones que ayudan a ser sin papel a partir de ahora y seguir adelante con algunos nuevos hábitos sin papel.

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